§ 1. INFORMACJE OGÓLNE
- Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników oraz klientów platformy dostępnej pod adresem Justlab.tech (zwanej dalej „Serwisem”).
- Administratorem danych osobowych Klientów (przedsiębiorców rejestrujących konto w Serwisie) jest: Justlab ).
- Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: admin@justlab.tech.
- Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
§ 2. DWIE ROLE PRZETWARZANIA DANYCH (Kluczowy podział)
W ramach działania Serwisu występują dwa niezależne procesy przetwarzania danych:
- Dane Klientów Serwisu: W odniesieniu do danych podanych podczas rejestracji Konta (imię, nazwisko, e-mail, telefon, NIP, dane bilingowe), [NAZWA_FIRMY] jest Administratorem (ADO).
- Dane Rozmówców (osób trzecich dzwoniących do Klienta): W odniesieniu do nagrań głosowych, numerów telefonów dzwoniących, transkrypcji oraz streszczeń rozmów generowanych przez AI, Administratorem danych jest wyłącznie Klient. Serwis przetwarza te dane wyłącznie na zlecenie Klienta jako Podmiot Przetwarzający (Procesor), na zasadach określonych w Umowie Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA).
§ 3. CELE, PODSTAWY I OKRES PRZETWARZANIA DANYCH KLIENTA
Dane osobowe Klientów (zakładających konto w systemie) przetwarzane są w celu:
- Świadczenia Usługi (SaaS): Założenia i prowadzenia Konta, obsługi platformy oraz realizacji wybranego Pakietu (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – przez okres trwania umowy.
- Rozliczeń księgowych i podatkowych: Wystawiania faktur i przechowywania dokumentacji finansowej (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Obrony przed roszczeniami: Ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – do czasu przedawnienia roszczeń zgodnie z Kodeksem Cywilnym.
- Marketingu bezpośredniego: Informowania o nowościach i aktualizacjach systemu (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – do momentu wniesienia sprzeciwu przez Klienta.
§ 4. POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH (Dane z rozmów telefonicznych)
- Rejestrując Konto i akceptując Regulamin, Klient powierza Serwisowi przetwarzanie danych osobowych swoich rozmówców w celu realizacji Usługi (transkrypcja, analiza AI, zapis w Panelu Klienta).
- Serwis jako Procesor zobowiązuje się do:
- Przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta (poprzez konfigurację i używanie systemu).
- Zastosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych (szyfrowanie połączeń SSL/TLS, zabezpieczenie baz danych).
- Niezwłocznego usuwania nagrań i transkrypcji na żądanie Klienta lub po usunięciu przez niego Konta w Serwisie.
- Klient gwarantuje, że posiada pełne prawo (podstawę prawną) do nagrywania i analizowania rozmów swoich klientów za pomocą AI oraz że dopełnił wobec nich obowiązku informacyjnego.
§ 5. ODBIORCY DANYCH I PRZEKAZYWANIE POZA EOG
- W celu prawidłowego działania systemu SaaS, dane osobowe mogą być przekazywane zaufanym podmiotom zewnętrznym, z którymi Administrator ma podpisane stosowne umowy powierzenia:
- Dostawcy infrastruktury serwerowej (hosting, bazy danych).
- Dostawcy modeli językowych i syntezy mowy (np. OpenAI, ElevenLabs) – w celu generowania odpowiedzi bota, transkrypcji oraz streszczeń.
- Operatorzy płatności elektronicznych (np. Stripe) – w celu automatycznego pobierania abonamentu.
- Dostawcy systemów do wysyłki powiadomień (bramki SMS, systemy e-mail).
- W związku z korzystaniem z globalnych dostawców technologii AI (np. OpenAI), dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) – do USA. Przekazywanie to odbywa się w oparciu o standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską lub program Data Privacy Framework, co zapewnia najwyższy stopień ochrony danych.
§ 6. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
Każdemu Klientowi w stosunku do jego danych przetwarzanych przez Serwis przysługuje prawo do:
- Dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
- Sprostowania (poprawiania) swoich danych.
- Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – o ile nie stoją w sprzeczności z obowiązkami podatkowymi.
- Ograniczenia przetwarzania danych.
- Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych marketingu bezpośredniego.
- Przenoszenia danych.
- Wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
§ 7. PLIKI COOKIES I TECHNOLOGIE ŚLEDZĄCE
- Serwis wykorzystuje pliki cookies (małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika) w celu:
- Niezbędnym: Utrzymania sesji zalogowanego Klienta w Panelu, zapewnienia bezpieczeństwa.
- Analitycznym/Statystycznym: Analizy ruchu na stronie internetowej, aby stale optymalizować działanie landing page’a.
- Klient może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej lub całkowicie je zablokować, jednak może to wpłynąć na prawidłowe działanie niektórych funkcji Panelu Klienta.
§ 8. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w celu dostosowania jej do nowych technologii lub zmian w przepisach prawa.
- O wszelkich zmianach Klienci zostaną poinformowani drogą elektroniczną w Panelu Klienta lub poprzez wiadomość e-mail.
- Aktualna wersja Polityki Prywatności obowiązuje od dnia 17.05.2026.
§ 9. Integracja z Kalendarzem Google i wykorzystanie danych z Google API
- W ramach świadczenia usługi automatycznego asystenta głosowego, platforma JustLab.tech umożliwia Użytkownikom dobrowolne połączenie swojego konta z Kalendarzem Google (Google Calendar API).
- Uzyskujemy dostęp do kalendarza Użytkownika (zakres uprawnień:
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events) wyłącznie w dwóch ściśle określonych celach:- Odczyt: sprawdzanie dostępności (wolnych terminów) w czasie rzeczywistym podczas trwania rozmowy telefonicznej prowadzonej przez asystenta AI.
- Zapis: automatyczne dodawanie nowych wydarzeń (rezerwacji spotkań) po ich potwierdzeniu przez osobę dzwoniącą.
- Zasada Ograniczonego Wykorzystania (Limited Use): Wykorzystanie oraz przekazywanie do innych aplikacji wszelkich informacji otrzymanych za pośrednictwem Google API przez platformę JustLab.tech odbywa się w pełnej zgodności z Polityką Danych Użytkowników Usług Google API (Google API Services User Data Policy), w tym z rygorystycznymi wymogami dotyczącymi Ograniczonego Wykorzystania (Limited Use).
- Gwarantujemy, że dane pochodzące z Kalendarza Google:
- Są przetwarzane wyłącznie w celu prawidłowego działania asystenta głosowego.
- Nie są i nigdy nie będą sprzedawane podmiotom trzecim.
- Nie są udostępniane zewnętrznym brokerom danych, agencjom reklamowym ani wykorzystywane do celów marketingowych.
- Użytkownik może w każdej chwili odłączyć swój Kalendarz Google od platformy JustLab.tech za pomocą ustawień w swoim Panelu lub bezpośrednio z poziomu ustawień bezpieczeństwa swojego konta Google. Odłączenie natychmiastowo cofa naszemu systemowi wszelkie uprawnienia do odczytu i zapisu danych.